残業できない・働き方改革後のタイムマネジメント能力

2019年4月から働き方改革関連法が施行されています。働き方改革と言っても具体的にどんなことが変わったのか、どんな影響があるのか、感覚的にはわかるけど実際にはどうなのかわからない人も多いのではないでしょうか？
まずは、働き方改革について解説します。

日本の労働時間は先進国の中でもとても長いグループに属しています。もともと日本の企業の労働時間が長いこと、過労死や精神的は負担よる自殺が職場で起きていることは国連から是正勧告がされていました。

これを受けて、労働時間や労働環境を改善するために、
・長時間労働の是正
・多様で柔軟な働き方の実現
を目的に、働き方改革は推進されています。
労働者自身の意思や能力、各個人の事情に応じた多様な働き方を実現するために、国としては、少子高齢化による労働力の確保が難しくなったことを背景に、労働環境を改善することで就労者を増加させる狙いがあります。また会社としては、労働生産性の確保をすることが一つの目的です。

働き方改革以前は残業時間の上限も罰則もありませんでした。
基本的には1日の労働時間は8時間以内であることが法律で決まっています。8時間以上の労働時間を残業としており、働き方改革後は残業時間の上限が月に45時間と定められました。この上限を守るためには、おおよその計算で、週5日働くと、1日あたり平均１〜２時間程度の残業時間ということになっています。さらに、この基準を守らないと罰則規定が発生してしまうので、会社経営をされる方も注意しなくてはいけません。働き方改革は2020年からは中小企業にも適応されるのでより多くの企業に影響があります。

働き方改革は長時間の残業をして仕事をこなす「企業戦士」や「モーレツ社員」という働き方から、限られた残業時間で生産性を高める働き方へとシフトするために進められています。しかし、急に残業時間が制限されてしまっても、今まで通り仕事をこなすことができるのでしょうか？
タイムマネジメント能力を養えば、残業できない状況でも仕事の効率をあげることができます。それではタイムマネジメント能力がどのようなものかをみてみましょう。

タイムマネジメントとは、あなたの「時間の使い方」を「計画して」「実行して」「振り返り」を行うことです。
私たちの仕事は大きく分けて以下の3つの時間に分けられます。
・時間指定のあるアポイント
・締め切りがあるタスク
・予想外の仕事
この３つの仕事をどのような時間配分でこなしていくのかがタイムマネジメント能力です。

アポイント管理ができるようになると、二つの予定が重なってしまう「ダブルブッキング」やアポイントの記録忘れによるミスを防ぐことができます。そのためには、
・アポイントを取るときには予定の確認を行う
・情報を1つのメモやアプリケーションに集約する
・アポイント情報はすぐに控える
などを習慣化しましょう。
情報をメモやアプリケーションに書き出すときに、アポイントの予定にかかる時間に加えて、移動にかかる時間なども可視化して置くと、その日にあとどれくらいの仕事をこなすことができるのかを把握し、ほかのタスクや予想外の仕事をマネジメントすることができますね。

タスクとは、締め切りは決まっていても、締め切りまでのどの時間に作業するのかは特に決められていない仕事のことです。締め切りまで時間があるからといって先延ばしにしてて、締め切り直前に必死になって作業するなんて経験がある方も多いのではないでしょうか？
いつ作業するのかが決まっていないだけに、タスクの管理はアポイントの管理よりも難しいですね。
タスクを管理するためには、「いつ実行するか」「いつなら実行できるのか」を考えて、最初からいつやるのかを決定してしまうことがオススメです。後回しにしてしまうと、小さなタスクでも積み重なって大きな負担に感じてしまいます。手遅れにならないように、計画通りにタイムマネジメントできることを目指しましょう。

いくら綿密にスケジュールを管理しても、予想外の出来事は仕事上いくらでも起こり得ます。予想外の出来事に対してどれくらい対処することができるのかということもタイムマネジメント能力の腕の見せ所です。
もともと、他のことをする余裕もないようなスケジュールを組んでいては、予想外の出来事に対処することができません。予想外の出来事に対処できるくらいの余裕をあらかじめ持ったスケジュール管理ができるビジネスマンへの近道です。

タイムマネジメントを学ぶための企業で働く人向けのセミナーは数多くあります。BizLearnでは、eラーニング「働き方を変える！タイムマネジメント」を提供しています。最後にeラーニングでどのようにタイムマネジメントを学ぶことができるのかをご紹介します。
eラーニングであれば、時間や場所の制約がなく自分のペースで学習を進めることができます。

この講座では、「気づく」「学ぶ」「判断する」の3ステップでタイムマネジメントの取り組み方やコツについて理解を深める流れで学習を進めます。タイムマネジメントに関するストーリーの中で示される問題点や改善点に「気づく」というステップから、気づいた内容に関連する事柄を「学ぶ」ステップに進みます。そして、「気づく」「学ぶ」のステップを経て、ケーススタディを通して、「判断する」ステップで学習を充実させます。

3つのステップを踏んで、しっかりあなたの行動に繋げる学習をすることができます。学習した内容からあなた自身のことを振り返って、現実で実践してみましょう。

この記事では、2020年から中小企業にも適応される働き方改革でどのように私たちの仕事が変わるのか、働き方改革後、残業できない状況で、効率よく働くためのタイムマネジメント能力についてまとめました。BizLearnでは、eラーニング「働き方を変える！タイムマネジメント」を提供しています。この講座では、この記事で取り上げたタイムマネジメント能力を「気づく」「学ぶ」「判断する」の3つのステップで身につけることができます。働き方改革の推進で職場環境の改善、そして残業時間も削減していくことが求められます。これまで以上に生産性をあげ、効率良く仕事を進めることができるからこそ、プライベートを有意義に使い自分の人生を豊かにすることができます。誰しも1日は24時間です。24時間をどのように使うかは私たち次第です。タイムマネジメントを身につけて、自分のための時間を確保できるようになりましょう。